Produtividade para Empreendedores Digitais Dicas, técnicas e aplicativos para aprimorar sua produtividade e ter mais tempo livre

Gerenciar um negócio digital não é coisa fácil não. São muitas tarefas, muitas demandas e, especialmente para quem trabalha em casa, muitas distrações. Produtividade, então, é palavra de ordem para empreendedores digitais que querem construir e consolidar seu negócio e ainda melhorar sua qualidade de vida.

Mas, lamentavelmente, muitos empreendedores e profissionais do marketing digital acabam ficando sobrecarregados com tanta coisa para fazer e se atolando em listas intermináveis de tarefas e se estressam e até adocem por isso. Esse é um lado negro do negócio digital.

Ainda assim, como todo problema tem solução, esse também tem. Pra isso, precisa ter um gole de disciplina e uma pitada de organização. Daí, é só aplicar algumas técnicas e dicas básicas, que a gente vai te ensinar, e tudo se resolve. Vai até sobrar tempo pra dar banho no cachorro, passear na pracinha com os filhos ou tirar um cochilo depois do almoço. Isso é que é vida!

E pra te ajudar a ter essa vida que você quer e merece, a gente pesquisou e testou aqui uma porção de técnicas, dicas e aplicativos de produtividade e reuniu os melhores, mais eficazes e mais simples para você.

Vamos te ensinar tudinho sobre produtividade e gestão do tempo, te dar dicas sobre como organizar melhor seu dia a dia e suas tarefas e te ensinar técnicas matadoras para você pegar seu tempo pelos chifres e domar sua lista de tarefas sem precisar virar madrugada ou perder o fim de semana pra isso.

Vem com a gente!

Estar ocupado X Ser produtivo

Tem gente que precisa de dias de 48 horas pra dar conta de todas as tarefas. Essas pessoas, por incrível que pareça, costumam ser as mais ocupadas, aquelas que pulam de um compromisso para outro e estão sempre “apertadas de costura”.

O tempo delas simplesmente não rende e é comum que elas não tenham tempo nem pra comer direito. Elas engolem a comida – quando engolem alguma coisa – geralmente com o celular na mão, respondendo ou enviando mensagens ou atendendo telefonemas urgentes.

Elas não conseguem tempo nem para ir pra academia e muito menos pra fazer uma caminhada na rua. Brincar com os filhos parece um sonho distante e tirar um cochilo depois do almoço é praticamente uma visão do paraíso. Quando ficam doentes, levam notebook, celular, bloco de notas… tudo pra cama e “descansam e se recuperam” trabalhando.

Estão sempre reclamando que não têm tempo pra nada e parece que não têm mesmo. Estão ocupadas o tempo todo.

Quem trabalha com Marketing Digital corre o sério risco de viver assim. Gerenciar o negócio, monitorar vendas, atender clientes, firmar parcerias, criar conteúdo, é muita coisa para uma pessoa só ou para uma equipe pequena, como costuma ser.

O sonho de ser dono do próprio negócio pode, facilmente, virar um pesadelo se a pessoa não conseguir administrar todas as demandas. É por isso que muitos empreendedores digitais desistem de seus negócios e voltam pro mercado de trabalho convencional, se sentindo fracassados e sobrecarregados com tanto trabalho.

Mas, afinal de contas, porque essas pessoas tão ocupadas não conseguem realizar todas as tarefas?

Falta a elas um troço muito bacana chamado PRODUTIVIDADE, ou seja, falta a habilidade de gerenciar o trabalho de modo a produzir mais com menos esforço e em menos tempo. Falta serem mais produtivas.

E estar ocupado é muito diferente de ser produtivo.

Pessoas ocupadas demais muitas vezes se envolvem com tarefas desnecessárias e acabam não conseguindo fazer o que de fato precisa ser feito. E depois, têm de ficar apagando incêndios, ou seja, seu grau de produtividade é baixo – ou nulo.

Por que isso acontece?

Muito provavelmente porque essas pessoas estão cedendo aos “ladrões de tempo”. E deixando que eles roubem seu tempo de trabalho, seu tempo livre e até seu tempo de descanso.

Ladrões de tempo

Para quem trabalha com Marketing Digital, principalmente se trabalha em casa, são muitos os possíveis ladrões de tempo.

  • E-mails desnecessários que a gente acha que tem de ler na hora que chegam,
  • Whatsapp apitando toda hora e a gente querendo responder todas as mensagens – inclusive as de bom dia, boa tarde, boa noite e as imagens, vídeos e giffs animados que os mais empolgados e desocupados (ou ocupados demais) enviam pra gente,
  • Grupos de Whatsapp onde todo mundo fala tudo de uma vez o dia inteiro e a gente acha que tem de ler e responder todo mundo,
  • Tarefas da casa – essas são infinitas mesmo e se a gente entrar numas de fazer todas, o dia fica pequeno pra tanta coisa,
  • Pessoas ao redor solicitando atenção e pedindo favores – e a gente não conseguindo dizer “agora não” e tentando agradar todo mundo,
  • TV ligada e aquela notícia que a gente “precisa” prestar atenção,
  • Pesquisas intermináveis por aquele assunto bacana que a gente “precisa” aprender,
  • Posts sem fim no Instagram e no Facebook,
  • Aqueles vídeos top no Youtube, que levam a gente pra outro e pra outro…

Enfim… não faltam coisas pra tirar a gente do foco, deixar a gente “ocupado” e minar a nossa produtividade.

Identificar e neutralizar esses ladrões de tempo é essencial para melhorar o nível da nossa produtividade.

Mas, como faz isso?

Como gerenciar o tempo e ter mais produtividade

Como empreendedor ou profissional do mercado digital, se você trabalha em casa precisa ficar atento a duas questões fundamentais:

  1. Trabalhar em casa exige disciplina em dobro.
  2. Trabalhar em casa exige que se estabeleça uma rotina.

Geralmente as pessoas que optam por deixar o mercado de trabalho tradicional e criar um negócio digital pensam somente no lado positivo de se trabalhar em casa: estar mais perto da família, ter mais tempo livre, trabalhar se, como e quando quiser. Mas, não é tão simples assim.

Trabalhar em casa exige disciplina e rotina bem estabelecida. Sem essas duas coisas, dificilmente seu negócio vai deslanchar, afinal, empreender dá trabalho e exige esforço. Sem rotina e sem disciplina, esses esforço pode ir pelo ralo.

Se liga aí no passo a passo para dar aquele UP na sua gestão de tempo e para elevar seus níveis de produtividade.

Passo 1: DIAGNÓSTICO

Comece olhando para você mesmo e analisando como você tem usado seu tempo para o trabalho. Observe suas atividades e faça um mapeamento de tudo o que você costuma fazer no dia a dia para localizar onde estão e quais são os seus ladrões de tempo.

Se possível, use cronômetros e aplicativos para monitorar o uso do seu tempo e descobrir se você não anda desperdiçando esse recurso com tarefas desnecessárias.

Para te ajudar com isso, tem alguns aplicativos e pluggins que você pode usar no seu celular e no seu navegador para identificar, monitorar e até te alertar quando estiver vacilando.

O pessoal do TechTudo fez uma lista com 5 pluggins que você pode usar no seu navegador para limitar seu tempo em certos sites, como o Facebook, por exemplo. Tem pluggins que puxam a sua orelha e te alertam de que precisa voltar ao trabalho, te ajudam a fazer listas de tarefas e se manter focado nelas. Alguns deles também podem ser usados no celular, tanto no Android quando no IOS.

Alguns apps disponíveis nas lojas de aplicativos também podem te ajudar a monitorar e controlar o tempo que você passa em determinados aplicativos, como o Instagram, por exemplo. E o caso do AntiSocial, que te ajuda a rastrear o tempo de uso das redes sociais e até a bloquear o acesso, caso você ache necessário. Se seu drama é o uso do celular para outras tarefas e não só as redes sociais, o Uso do Telefone te ajuda a calcular quanto tempo sua tela do smartphone fica ativa todos os dias.

Uma busca básica por apps de produtividade e monitoramento de tempo vai te mostrar uma grande variedade de ferramentas para te ajudar a diagnosticar como você tem usado seu tempo.

E você pode se surpreender com os resultados dessas análises.

Método GTD – Getting Things Done (captura, processamento, organização, ação, revisão)

Essa é uma técnica bem bacana que a gente tem usado bastante aqui no Virei meu Chefe. É bem simples, mas muito eficiente. São 5 etapas:

1- Captura ou identificação: nesse momento, a gente identifica TODAS as tarefas que precisamos realizar.

2- Processamento: com um listão de todas as tarefas, a gente começa a processar essas informações todas, categorizando ou definindo a prioridade de cada tarefa.

3- Organização: nesse momento a gente organiza tudo e define como e quando cada tarefa deverá ser realizada, quais são as urgentes e quais podem esperar, quais são de extrema importância e quais não são tão importantes assim.

4- Ação: é a hora de correr pro abraço e botar a mão na massa. A gente começa pelas tarefas mais urgentes e mais importantes e só depois a gente faz as menos urgentes e menos importantes. Vale lembrar que tarefas não urgentes viram tarefas urgentes à medida que o tempo passa. Então a gente nunca deixa elas esperando muito tempo, para não ter de apagar incêndio depois.

5- Revisão: a gente sempre tira um tempinho para analisar se as tarefas estão todas em ordem, se não ficou nada para trás, se precisa reorganizar… enfim… a gente faz um balanço do andamento das tarefas para ter certeza de que está tudo bem. Isso ajuda a não acumular trabalho demais para um período muito curto. Porque, sempre que rola uma demanda emergencial a gente tá de olho e já encaixa ela nas tarefas a fazer.

Um critério legal que a gente usa para organizar as tarefas e definir quais serão realizadas primeiro, é o Teorema de Pareto. Tem um vídeo no nosso canal onde a gente explica direitinho como isso funciona, mas, basicamente é assim: 80% dos nossos resultados vêm de 20% das nossas atividades. Então, a gente analisa direitinho e define quais são esses 20% de tarefas essenciais, que trazem 80% dos nossos resultados. Aí é só focar nelas!

Defina prazos, mas seja realista

Tem coisas que a gente consegue resolver em um dia, tem coisas que levam semanas ou até meses para finalizar. Para facilitar a vida, a gente divide as tarefas maiores em outras pequenas e vai finalizando aos poucos. E, para evitar atrasos, a gente define prazos para finalizar cada tarefa – grande ou pequena.

No começo, quando a gente ia definir um prazo, a gente sempre queria terminar logo o que precisava ser feito. Isso levou a gente a definir prazos apertados demais e fora da realidade. Com o tempo, a gente foi conhecendo nosso próprio ritmo e pôde determinar com mais clareza e realismo quanto tempo levaria para fazer cada coisa ou cada pacotinho de coisas.

Hoje a gente já é capaz de definir com bastante clareza quanto tempo leva para realizar cada item que a gente precisa realizar.

Planeje a semana

Pode parecer esquisito, mas tem coisa muito melhor pra se fazer no domingo à noite do que assistir Fantástico. Pode crer!

Esse é um bom horário para fazer um planejamento rápido da semana. É rápido mesmo. Coisa de 10 minutos e a gente já consegue visualizar que tarefas a gente precisa realizar, quais são recorrentes, ou seja, quais já são de toda semana mesmo e quais são novas ou emergenciais.

Aí é só definir quais vão ser desenvolvidas em cada dia, quais são mais importantes, urgentes ou não.

Planeje o dia tenha um checklist de tarefas para cada dia

De manhã, também em uns 10 minutinhos, a gente pode fazer uma listinha do que precisa ser feito no dia. A sensação de ver as tarefas sendo riscadas do papel ou do app à medida que são realizadas é muito boa e serve como estímulo para a gente fazer mais e mais.

Premie-se sempre que conseguir cumprir todas as tarefas do dia

Nem todo dia a gente consegue fazer tudo o que planejou, seja porque surgiu um imprevisto, uma emergência ou porque a gente exagerou na dose e definiu tarefas demais para um dia só. Mas, quando a gente consegue, vale se dar um mimo sim, uma recompensa pelo esforço, pelo foco e pela excelência na produção.

Mas, CUIDADO. Esses mimos e presentinhos não podem comprometer sua saúde, seu bem estar e nem seu bolso. Se premiar com uma barra gigante de chocolate não é uma boa ideia. Uma caixa de cerveja no fim de uma segunda-feira também não vai fazer muito bem. E nem um presente que custe o preço de um rim Isso vai trazer mais problemas que motivação.

Organize seu ambiente de trabalho

Mantenha seu espaço de trabalho organizado. Sua mesa limpa, sua sala organizada e sua mente sempre em dia com as ideias, projetos e propostas. Isso vai fazer toda a diferença na sua produtividade. Ambiente sujo e desorganizado gera estresse e dá mais vontade de ir embora do que de trabalhar.

Se vai trabalhar em casa, procure reservar um espaço pra isso. Evite usar o quarto, pois isso pode prejudicar seu sono depois.

Se possível, deixe o celular em modo avião na hora de realizar as tarefas que exigem mais atenção e foco e as que estão com prazos mais apertados. Se isso não for possível, desligue ou silencie as notificações, principalmente de emails, redes sociais e Whatsapp.

Marque um horário para ler e responder mensagens e emails e para navegar nas redes sociais aleatoriamente. Se precisar acessar esses aplicativos durante o horário de trabalho, defina seus objetivos específicos e tente não se distrair. Sua produtividade agradece.

Tenha foco – UMA TAREFA DE CADA VEZ

Use técnicas como Pomodoro e Flow Time para se dedicar a uma tarefa de cada vez e se concentrar exclusivamente nela.

Pomodoro funciona assim: você ajusta um cronômetro para 25 minutos (que corresponde a um “pomodoro”) e, durante esse tempo, se dedica exclusivamente a uma determinada tarefa. Quando o cronômetro tocar, faça uma pausa de 5 minutos também cronometrada. É o tempo do “xixi, café, chiclete”. Depois dessa pausa, ajuste o cronometro de novo para mais 25 minutos e para mais uma pausa de 5 minutos. Repita isso e, da terceira vez, faça uma pausa maior, de 1 hora, para descansar bem. Não se esqueça de cronometrar os descansos para evitar se perder.

O Flow Time é mais flexível: ao invés de 25 minutos (um “pomodoro”), se dedique exclusivamente a uma determinada tarefa até que você sinta necessidade de um descanso. Aí se dê meia hora de pausa e retome as atividades. Você só precisa cronometrar o descanso, o tempo de trabalho vai ser o maior que você conseguir.

NÃO SEJA MULTITAREFA

Pode até parecer bonitinho fazer várias coisas ao mesmo tempo, mas isso gera uma sobrecarga gigante em nosso cérebro e, coitado, ele acaba pirando em algum momento. O lance é usa toda a força dele para fazer uma tarefa de cada vez, com intervalos de descanso para não fritar os neurônios. É pra isso que as técnicas Pomodoro e Flow Time servem e são muito úteis.

Ócio produtivo

Se permita descansar. Pode ser um cochilo no meio do dia, uma pausa pra fazer uma caminhada no fim da tarde, encerrar as atividades do dia um pouco mais cedo ou até tirar um dia de folga, ou vários dias. Isso não vai levar seu negócio ao fracasso total. Claro que não dá pra descansar o dia inteiro, a semana inteira e o mês inteiro, mas esses descansos são importantes.

Geralmente, quando a gente se dá pausas mais longas de descanso, as ideias vêm com muita força e problemas que pareciam sem solução, de repente parecem muito simples e fáceis de resolver. Isso acontece porque o cérebro relaxa e consegue encontrar janelas onde só existiam paredes antes.

Sugestões de aplicativos para te ajudar com sua produtividade

  • Trello: é um site e um aplicativo para celular que trabalham totalmente integrados e que permitem que você gerencie suas tarefas e as da equipe (se for o caso). É ele que a gente usa aqui no Virei meu Chefe e funciona muito bem.
  • G Suite: A suite de ferramentas do Google tem vários aplicativos que podem te ajudar a gerenciar suas tarefas, como o Calendar para a gestão da agenda, o Google Drive para armazenamento de arquivos e muito mais.
  • Asana: é parecido como Trello. Nele você pode criar quadros de projetos, checklists de tarefas e tudo mais que você precisar. Tem uma versão gratuita que é bem versátil e uma versão PRO que tem mais recursos.
  • Meister task: também tem o funcionamento parecido com o Trello e o Asana. Também tem versão gratuita e paga.
  • Evernote: é o queridinho de muita gente que fala sobre produtividade. Nele é possível armazenar e organizar praticamente todo tipo de ideias. Muito legal também.
  • Kanban: método japonês criado pela Toyota. Pode ser usado através de aplicativos (tem vários deles nas lojas de apps) ou até mesmo usando um quadro (ou uma parede) e papel e caneta. O princípio Kanban foi o que inspirou apps como Trello, Asana, Meister task e muitos outros. Vale a pena pesquisar um pouco a respeito.